Stresul poate fi definit ca o stare psihologică și fizică ce apare atunci când o persoană nu are suficiente resurse pentru a face față solicitărilor și presiunilor unei situații. Stresul la locul de muncă tinde să aibă niveluri ridicate în anumite situații (ex. volum mare de muncă, incertitudine, organizare deficitară) și unele persoane pot fi mai susceptibile la stres decât altele (ex. persoanele cu tendințe anxioase).
De ce stresul este o problemă, atât la nivel individual, cât și organizațional?
La nivel Individual, stresul la locul de muncă poate deveni o amenințare pe mai multe paliere: Sănătate, Starea de bine / calitatea vieții, Funcționarea / realizarea scopurilor, Stimă de sine / încredere în sine, Dezvoltare personală (Michie, 2002).
La nivel organizațional, stresul la locul de muncă poate duce la Absenteism crescut, Reducerea cantității și calității muncii, Scăderea satisfacției cu munca și scăderea moralului angajaților, Conflicte interpersonale (Michie, 2002).
Astfel, stresul nu este o problemă ce trebuie gestionată doar de fiecare individ în parte, ci și de organizații. Angajații stresați nu vor performa, vor raporta mai des probleme de sănătate și, prin urmare, nici compania nu își va atinge obiectivele.
Semnele Stresului / Cum se manifestă Stresul
Stresul acut se poate manifesta la mai multe niveluri:
- Emoțional: Anxietate, Deprimare/ oboseală, Furie / iritabilitate / frustrare, Apatie/ plictis;
- Cognitiv: Probleme de concentrare și memorie, Deficite la nivelul organizării și luării deciziilor, Nivel mai scăzut al creativității privind rezolvarea problemelor, Hipersensibilitate la critică;
- Comportamental: Accidente / greșeli, Probleme cu alimentația / somnul, Consum (excesiv) de droguri (de ex., tutun, alcool), Comportament social problematic (de ex. retragere, agresiune);
- Fizic: Transpirație, amețeală, greață; Dureri; Infecții frecvente, Astm, ulcere, afecțiuni ale pielii, probleme cardiace (Michie, 2002).
Sursele / Cauzele Stresului la Locul de Muncă
- Cauze Intrinseci jobului: Condiții fizice de muncă deficitare; Suprasolicitare (volum mare de muncă, ore peste program); Presiuni de timp; Pericol fizic etc.
- Surse legate de Rolul angajatului în organizație: Ambiguitatea rolului, Conflictul de rol, Responsabilitatea pentru oameni, Limitele organizatorice etc.
- Dezvoltarea carierei: Supra-calificare, Sub-calificare, Lipsa securității locului de muncă.
- Relații la locul de muncă: Relații slabe cu șeful, subordonații sau colegii; Manageri care sunt critici, împovărători, greu de suportat sau bullying; Dificultăți în delegarea responsabilității etc.
- Structura organizațională: Participare mică sau deloc la decizie; Restricții privind comportamentul; Politici de birou ineficiente; Dificultăți financiare etc.
- Extra-organizaționali: Probleme de familie; Probleme de viață.
- Unele persoane pot fi mai susceptibile la stres decât altele. Astfel, este mai probabil să fie stresată o persoană care tinde să reacționeze emoțional, puternic și negativ la situații presante; nu reușește sa obțină un echilibru muncă – viață personală; nu știe să spună „Nu” și să seteze limite etc. (sursa: Michie, 2002)
Ce poți face pentru a „scăpa” de stres?
Aparent, răspunsul este simplu. Ai 4 opțiuni: 1) te schimbi tu; 2) schimbi postul de muncă; 3) schimbi compania / mediul organizațional; 4) negociezi noi condiții de muncă și noi politici interne care să prevină stresul acut. Important este să conștientizezi care sunt sursele principale și reale de stres.
Te SCHIMBI TU:
O persoană care nu știe să zică „nu”, care nu știe să seteze limite, care nu știe să își gestioneze timpul, prioritățile sau care nu își acordă timp pentru odihnă și relaxare se va confrunta cu un nivel ridicat de stres și burnout în orice post de muncă sau în orice organizație.
O persoană care se confruntă cu situații de viață dificile, va avea mai puține resurse de alocat la locul de muncă și nu va putea face față sarcinilor pe care odinioară le gestiona cu succes.
O persoană care nu este potrivită pentru un anumit post de muncă, va fi stresată oricâte medii organizaționale ar schimba. De exemplu, o persoană introvertă, anxioasă nu este cea mai potrivită pentru un job în vânzări sau un job care implică întâlniri multiple cu oameni noi sau vorbitul în public.
Prin urmare, s-ar putea să fie nevoie să îți dezvolți unele abilități: comunicare asertivă, setare limite, abilitați de negociere și de gestionare a conflictelor, gestionarea eficientă a emoțiilor, abilități de auto-organizare și time-management.
De asemenea, pentru a face față mai ușor stresului, este importantă adoptarea unor obiceiuri sănătoase: relaxare / pauze /timp liber / vacanțe, sport.
SCHIMBĂ Compania:
Sunt situații în care ești persoana potrivită pentru un anumit post de muncă, deții mecanismele necesare pentru a face față stresului, dar mediul organizațional este unul „toxic” sau incompatibil cu persoana ta. Câteva exemple: compania își forțează angajații să stea peste program; colegi toxici (bullying); conducerea dă dovadă de lipsă de integritate; valorile companiei nu sunt în acord cu valorile tale.
Cât de stresant este jobul tău?
Job Stress Questionnaire (Caplan et al., 1975, cit in. Hamel & Bracken, 1986) este un chestionar care măsoară 4 dintre cei mai des întâlniți factori generatori de stres la locul de muncă:
- Volumul de muncă ridicat;
- Sub-utilizarea abilităților;
- Conflictul de rol;
- Ambiguitatea rolului.
Te confrunți cu un volum de muncă ridicat? Puneți următoarele întrebări:
- Cât de frecvent jobul tău implică să muncești foarte mult și intens?
- Cât de frecvent sunt foarte multe lucruri de făcut?
- Cât de frecvent trebuie să realizezi sarcini foarte repede?
- Cât de frecvent ești pus în fața creșterii volumului de muncă? (Hamel & Bracken, 1986)
Îți utilizezi la un nivel optim abilitățile și competențele la locul de munca?
- Cât de frecvent ți se dă oportunitatea să faci lucrurile la care te pricepi cel mai bine?
- Cât de frecvent îți folosești aptitudinile și cunoștințele pe care le-ai învățat în școală sau în timpul trainingului?
- Cât de des poți folosi la locul de muncă aptitudinile din experiența precedentă? (Hamel & Bracken, 1986)
Postul tău de muncă are o descriere vagă sau precisă? Responsabilitățile și granițele sunt clar definite?
- Cât de des îți cer colegii și/sau supervizorii să faci lucruri în contradicție / conflict?
- Cât de frecvent primești sarcini care intră în conflict cu responsabilitățile descrise în postul tău de muncă?
- Cât de frecvent îți este neclar care îți sunt responsabilitățile la locul de muncă?
- Cât de frecvent poți prezice care sunt așteptările celorlalți de la tine?
- Cât de des sunt standardele de performanță clar definite? (Hamel & Bracken, 1986)
Desigur, acești 4 factori sunt doar o parte din cauzele care pot genera un nivel ridicat de stres la locul de muncă. De cele mai multe ori, stresul apare în urma interacțiunii unor factori organizaționali și individuali. Câteva exemple:
- O persoană care vrea să mulțumească pe toată lumea, va avea tendința să nu refuze sarcini suplimentare, de teamă că ceilalți nu o vor mai plăcea.
- Un supervizor perfecționist, care vrea să dețină controlul, nu va avea încredere în echipa sa și își va însuși un volum de muncă imens.
- Un post de muncă cu responsabilități ambigue este creat de management, însă asta nu împiedică angajatul să discute cu conducerea pentru a seta niște limite și sarcini clare.
Cum poate o organizație să gestioneze stresul angajaților?
Prevenirea și gestionarea stresului la locul de muncă necesită intervenții la nivel organizațional, deoarece, de cele mai multe ori, organizația este cea care creează stresul (Michie, 2002).
În primul rând, trebuie să afli care sunt factorii organizaționali care cauzează stres, apoi să iei măsuri concrete.
Astfel, cunoscând factorii care cauzează stresul la locul de muncă, conducerea își poate pune o serie de întrebări:
- Cât de eficient și bazat pe dovezi este procesul de recrutare? Am ales persoanele potrivite pentru tipurile de joburi disponibile? Am promovat persoana potrivită pentru acest post de conducere?
- Cât de clare sunt sarcinile și responsabilitățile angajaților?
- Cât de clar și eficient este procesul de comunicare și cooperare între departamente?
- Cât de specifice sunt posturile de muncă? (A se evita multitaskingul, supra-solicitarea, ambiguitatea de rol, conflictul de rol).
- Condițiile de muncă și volumul de muncă sunt adaptate capacităților fizice și psihice ale angajaților? (Să ne reamintim, din când în când, că oamenii nu sunt roboți).
- Ofer angajaților suficiente resurse pentru dezvoltarea lor personală și vocațională?
- Ofer suficiente pauze sau timp liber angajaților? (Să evităm oboseala și burnout-ul)
- Cum este monitorizată activitatea și performanța angajaților?
- Sunt prea multe restricții? Angajații sunt controlați excesiv? (Să nu cădem în capcana micro-managementului).
- Ofer sau știu sa ofer feedback?
- Îmi implic angajații în deciziile legate de companie?
Soluții Concrete
- Promovarea mono-tasking-ului –a lucra la câte o sarcină pe rând și a preveni întreruperile (prin punerea telefonului pe modul silențios sau prin oprirea notificărilor aplicațiilor de pe calculator, de exemplu).
- Zile libere suplimentare. Subsidiara din Japonia a companiei Microsoft a realizat un experiment: timp de o lună, angajații au lucrat câte 4 zile pe săptămână în loc de 5. Au avut liber în fiecare vineri. Acest lucru a condus la o creștere a productivității cu 40% (Businessinsider, 2019).
- Relaxare în timpul programului de muncă. De exemplu, datele a 13 studii, cu un total de 1.300 de participanți, arată că programele de yoga la locul de muncă au un efect pozitiv asupra sănătății mintale și în special asupra reducerii stresului (Businessinsider, 2019).
- Dezvoltare Personală / Psiho-educație. Dezvoltarea abilităților angajaților, precum managementul stresului, auto-controlul, gestionarea conflictelor, asertivitatea, rezolvarea problemelor, ajută angajații să fie mai relaxați, mai satisfăcuți de viața lor și mai eficienți atât la birou, cât și în afara lui.
- Ne-acceptarea muncii peste program sau a muncii suplimentare acasă, în timpul liber. Cu siguranță, nu îți dorești ca angajații pe care te bazezi să ajungă în burnout.
- Evaluează volumul de muncă și ia măsuri (angajări, aplicații care contribuie la economisirea timpului). Te costă mult mai mult să ai angajați neimplicați, nemulțumiți sau să recrutezi și să formezi noi oameni.
- Ședințe de evaluare și feedback bidirecțional cu fiecare angajat în parte. E indicat să setezi standarde clare de evaluare și performanță. Identifică punctele forte ale fiecărui angajat și apreciază-le („Ține-o tot așa!”), precum și zonele de dezvoltare („Încearcă asta data viitoare și spune-mi cum merge”). Feedback-ul ar trebui să se bazeze pe fapte, pe observații, nu pe interpretări! Nu presupune; întreabă întâi! De asemenea, primește cu recunoștință și implementează din sugestiile angajaților privind îmbunătățirea proceselor de lucru sau a condițiilor de muncă.
Referințe Citate și Bibliografie
Michie S. (2002). Causes and management of stress at work. Occupational and environmental medicine, 59(1), 67–72. doi:10.1136/oem.59.1.67
Hamel, K., & Bracken, D. (1986). Factor Structure of the Job Stress Questionnaire (JSQ) in Three Occupational Groups. Educational and Psychological Measurement, 46(3), 777–786. doi:10.1177/0013164486463036
Microsoft experimented with a 4-day workweek, and productivity jumped by 40%:
https://www.businessinsider.com/microsoft-4-day-work-week-boosts-productivity-2019-11
Workplace yoga can indeed lower employee stress: https://www.businessinsider.com/workplace-yoga-can-indeed-lower-employee-stress-2019-4
Greater Good Science Center. (2018). Mindfulness and Resilience to Stress at Work. California, Berkeley.
Alina-Elena Orel 